Hoe ziet een goede factuur eruit?

• Jouw volledige naam en adres (zoals bekend bij de KVK) van jouw bedrijf;
• KVK-nummer;
• Btw-identificatienummer.
   

• Volledige naam en adres van het bedrijf of de persoon aan wie je factureert.
   

• Datum waarop je de factuur verstuurt of uitreikt;
• Uiterste betaaldatum (bijv. 14 of 30 dagen);
• Is er sprake van vooruitbetaling? vermeld dit op de factuur;
• Elke factuur moet een uniek nummer hebben, in een doorlopend systeem (bijv. 202501, 202502, etc).
   

• Beschrijf en specificeer het aantal uren dat je in rekening brengt;
• Vermeld het aantal geleverde goederen en diensten bij de specificatie van de levering/dienst;
• Wees duidelijk en specifiek over wat je hebt geleverd;
• Meer uren gemaakt dan afgesproken? Informeer je opdrachtgever van tevoren.
   

• Vermeld de datum of periode waarin je de dienst hebt geleverd of het product hebt verkocht.
   

• Vermeld het tarief (bijvoorbeeld 21%, 9%, of vrijgesteld) en reken de btw apart uit.
   

• Zorg dat het duidelijk is wat de klant uiteindelijk moet betalen, inclusief btw.
   

Aanvullende tips
 

• Gebruik je eigen huisstijl, zoals een logo en herkenbare kleuren. Dit maakt je factuur persoonlijk en professioneel.
• Voeg je betalingsvoorwaarden toe, zoals de betaaltermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en je IBAN-rekeningnummer. Dit laatste is niet verplicht, maar heeft wel voordelen.
• Geef aan wat de gevolgen zijn bij te late betaling, bijvoorbeeld incassokosten of rente. Ook al ben je als lid van FNV verzekerd van gratis incassoservice. Zorg dat je factuur in een overzichtelijk formaat (bijvoorbeeld pdf) wordt verzonden.
• Digitaal factureren bespaart je tijd en geld. Vanzelfsprekend moeten elektronische facturen aan dezelfde voorwaarden voldoen als facturen per post. Verstuur je digitale facturen eenvoudig via e-mail, het liefst als pdf-bestand. De ontvanger kan de bedragen dan niet veranderen (in Word of Excel is dit wel mogelijk). Wil je het jezelf makkelijk maken, gebruik factuur- of boekhoudsoftware.
   

Vermijd veelgemaakte fouten zoals:
 

• Geen duidelijke omschrijving van de dienst of het product.
• Het vergeten van verplichte gegevens, zoals het btw-nummer.
• Onjuiste factuurnummers, bijvoorbeeld dubbele nummers of ontbrekende facturen in de reeks.