Boekhouding als zzp'er: zo houd je grip op je administratie
TIPS OM JE ADMINISTRATIE EENVOUDIG OP ORDE TE HOUDEN
Als zzp’er regel je zelf je administratie en boekhouding. Je houdt bij wat er binnenkomt, wat je uitgeeft en wat je moet aangeven bij de Belastingdienst. Facturen, bonnetjes, zakelijke kosten… het hoort er allemaal bij. Boekhouden klinkt misschien ingewikkeld, maar met een goede basis wordt het al snel overzichtelijker. Op deze pagina leggen we uit wat je moet bijhouden en hoe je grip houdt op je administratie.
-
Wat is boekhouden als zzp’er?
Boekhouden als zzp’er betekent dat je bijhoudt wat er financieel in je bedrijf gebeurt. Al die gegevens samen noemen we je administratie, die je ook gebruikt voor je btw-aangiftes en belastingaangifte. Als zzp’er heb je daarin een actievere rol dan iemand in loondienst. Je moet zelf bijhouden hoeveel geld je verdient, uitgeeft en reserveert voor belasting.
Ingewikkeld? Dat hoeft het niet te zijn! Een goede administratie geeft juist overzicht. Het helpt je ook om grip te houden op je geld en inzicht te krijgen in hoe je bedrijf ervoor staat. Daarom is het slim om vanaf het begin een systeem te kiezen dat voor jou werkt.
-
Wat moet je verplicht in je administratie bijhouden als zzp’er?
Er zijn een paar onderdelen die je als zzp’er verplicht moet bijhouden in je administratie. Denk aan facturen, bonnetjes, bankafschriften en je urenregistratie. Dit is de basis die je op orde moet hebben én minimaal 7 jaar moet bewaren.
- Facturen
Facturen sturen… dat betekent dat er geld binnenkomt. Een factuur moet wel aan een paar eisen voldoen, zoals een factuurnummer, datum en btw-nummer. Bewaar alle facturen die je verstuurt naar opdrachtgevers. - Bonnetjes en zakelijke kosten
Koop je iets voor je werk? Bewaar dan altijd het bonnetje of de factuur. Denk aan apparatuur, abonnementen of reiskosten. Sommige zakelijke kosten kun je aftrekken van je winst. Handig! - Bankafschriften en betalingen
Geld dat binnenkomt of eruit gaat moet terug te vinden zijn in je administratie. Veel zzp’ers kiezen daarom voor een aparte zakelijke rekening. Dat maakt je boekhouding vaak een stuk overzichtelijker. - Btw-administratie
Als zzp’er reken je meestal btw aan klanten. Tegelijk betaal je zelf ook btw over zakelijke kosten. Houd daarom goed bij hoeveel btw je ontvangt en uitgeeft. Die gegevens heb je nodig voor je btw-aangifte. - Contracten en afspraken
Ook offertes, modelovereenkomsten en andere afspraken horen bij je administratie. Bewaar ze goed, zodat je later altijd kunt terugzoeken wat er precies is afgesproken. - Urenregistratie
Uren bijhouden klinkt misschien saai, maar het kan je belastingvoordeel opleveren. Bijvoorbeeld als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek. Daarom is het slim om je gewerkte uren goed bij te houden!
-
Hoe doe je je boekhouding als zzp’er?
Er zijn verschillende manieren om je boekhouding als zzp’er te doen. Wat het beste bij je past, hangt af van hoeveel tijd je eraan wilt besteden, hoe overzichtelijk je administratie is en hoeveel controle je zelf wilt houden.
- Zelf je boekhouding doen
Veel zzp’ers doen hun boekhouding zelf. Bijvoorbeeld in Excel, met een boekhoudprogramma of soms op papier. Vooral boekhoudsoftware maakt veel dingen makkelijker. Je kunt snel facturen maken, bonnetjes bewaren en automatisch btw berekenen. Zelf je boekhouding doen geeft veel inzicht, maar kost ook tijd. Je moet zelf zorgen dat alles klopt. - Je boekhouding uitbesteden
Liever niet zelf met cijfers bezig? Dan kun je je boekhouding ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Dat kost geld, maar het kan veel rust geven. Zeker als je weinig tijd hebt of gewoon zeker wilt weten dat alles goed geregeld is. - Een combinatie van zelf doen en uitbesteden
Er zijn zzp’ers die kiezen voor een combinatie van zelf doen en uitbesteden. Bijvoorbeeld door zelf hun administratie bij te houden in een boekhoudprogramma en een boekhouder mee te laten kijken bij de belastingaangifte of jaarcijfers. Zo houd je zelf overzicht, maar krijg je hulp waar nodig.
Er is geen vaste manier die voor iedereen werkt. Kies vooral een manier die past bij jouw bedrijf en hoeveel administratie je hebt. Heb je weinig facturen en kosten? Dan is je boekhouding vaak ook minder ingewikkeld.
Toen ik 8 jaar geleden begon als zzp’er kwam ik er al heel snel achter dat boekhouding niet mijn sterkste kant was. Op tijd facturen sturen en bonnetjes bewaren lukte nog, maar op tijd mijn aangiftes doen en het overzicht bewaren vond ik lastig. Ik vind het bovendien ook niet leuk om me mee bezig te houden. Daarom heb ik een boekhouder genomen. In hun systeem kan ik zelf alles bijhouden en zij doen vervolgens mijn aangiftes. Dat geeft rust. Bovendien weten zij precies waar ik wel en niet recht op heb en welke aftrekposten er allemaal zijn. Zo houd ik tijd over om me op mijn bedrijf te richten. Wat mij betreft betaalt een boekhouder zichzelf dus echt terug! - Willem (33), zelfstandige in de media.
-
Wat gebeurt er als je je administratie niet goed bijhoudt?
Loopt je administratie achter of raak je het overzicht kwijt? Dan is de kans groter dat je fouten maakt in je belastingaangifte. Bijvoorbeeld doordat je een bonnetje mist, een factuur vergeet of je btw-aangifte niet op tijd doet. Dat kan leiden tot naheffingen of boetes van de Belastingdienst.
Ook voor jezelf werkt een rommelige administratie meestal niet fijn. Je hebt minder zicht op wat er binnenkomt en hoeveel geld je apart moet zetten voor belasting. En als je administratie of urenregistratie niet op orde is, kun je belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek mislopen.
Je administratie hoeft niet meteen perfect te zijn. Zeker als startende zzp’er is het normaal dat je nog zoekt naar een manier van werken die bij je past. Het belangrijkste is dat je overzicht houdt en je administratie serieus neemt.
-
Extra tips voor een overzichtelijke boekhouding
Een overzichtelijke boekhouding scheelt vaak tijd, stress én geld. Met een paar vaste gewoontes houd je je administratie makkelijker bij:
- Plan vaste momenten in om je administratie bij te werken. Bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag of aan het einde van de maand.
- Verwerk bonnetjes en facturen meteen. Dan voorkom je stapels bonnen en hoef je later niet alles terug te zoeken.
- Gebruik een aparte zakelijke rekening voor je inkomsten en uitgaven. Dat geeft direct meer overzicht. Zet zodra er geld binnenkomt meteen een deel apart voor btw en inkomstenbelasting.
- Werk met een boekhoudprogramma om meer overzicht te houden. Daarmee maak je makkelijker facturen, bewaar je bonnetjes en houd je overzicht over je administratie.
- Bewaar je administratie digitaal, zodat alles makkelijk terug te vinden is. Bonnetjes kun je bijvoorbeeld fotograferen of inscannen.
- Houd je uren bij terwijl je werkt, in plaats van alles achteraf te moeten invullen.
- Twijfel je ergens over? Vraag dan op tijd hulp. Dat voorkomt vaak fouten en stress achteraf.
