Enige tijd geleden raakte ik in discussie met één van onze leden over de hoogte van een vordering die hij aan ons ter incasso had gegeven. Ons lid hield er wat betreft betaling door zijn klanten een zeer zakelijke opstelling op na, zo bleek tijdens onze discussie.
6 juni 2017
In geval van wanbetaling wilde hij aanspraak maken op alles wat maar gevorderd kon worden, ook om een goede uitgangspositie te verwerven als er onderhandeld en geschikt moest worden. Wat was er aan de hand?
Ons lid had in 2015 (en daarvoor in 2013 en 2014) boekhoudkundige werkzaamheden verricht voor een zakelijke klant. Op die opdrachtovereenkomst waren zijn algemene voorwaarden van toepassing. Er was sprake van een overeenkomst voor onbepaalde tijd. De klant had die overeenkomst per 1 januari 2016 opgezegd. Ons lid verstuurde aan het einde van elke maand een factuur aan de klant voor de in die maand verrichte werkzaamheden. Op de factuur vermeldde hij ‘betaling binnen 14 dagen’. In zijn algemene voorwaarden was niets opgenomen over betalingstermijnen, in de opdrachtovereenkomst zelf (die eigenlijk niet meer was dan een beknopte offerte die de klant voor akkoord had getekend) evenmin. In de algemene voorwaarden was wél opgenomen dat betalingen werden afgeboekt op de oudste openstaande factuur.
In 2015 had ons lid 12 nota’s verstuurd aan de klant, in hoogte variërend van € 75,- tot € 400,- incl. btw. De klant had de nota van 31 juli 2015 ad € 400,- bewust onbetaald gelaten, omdat hij van mening was nooit opdracht te hebben gegeven voor de daarin vermelde advieswerkzaamheden (die sterk afweken van de gebruikelijke maandelijkse werkzaamheden). Dat had hij ook direct per mail bericht aan ons lid (inclusief een verzoek tot creditering en toezending van een gecorrigeerde factuur). Die was het daar (natuurlijk) niet mee eens en handhaafde de nota.
Daarna waren er nog 5 nota’s van € 75,- gevolgd (gedateerd op 31 augustus, 30 september, 31 oktober, 30 november en 31 december 2015). De klant betaalde alle vijf nota’s tijdig binnen 14 dagen. Bij de betaling vermeldde hij steeds het betreffende factuurnummer. Ons lid boekte die betalingen echter af op de nota van € 400,- , die hij na 14 dagen ook nog had verhoogd met € 40,- incassokosten en wettelijke handelsrente vanaf 15 augustus 2015. In de administratie van ons lid bleven de 5 nota’s van € 75,- dus allemaal openstaan. Na verloop van de 14-dagen-termijn had ons lid middels een sommatiebrief ook die nota’s verhoogd met € 40,- incassokosten en wettelijke handelsrente (8%). Daarna had hij voor elke afzonderlijke nota nog een tweede sommatie/ ingebrekestelling verstuurd. De klant had die correspondentie verder genegeerd.
Toen ons lid de vordering op 1 februari 2016 aan ons ter incasso gaf, voerde hij de volgende bedragen op:
-hoofdsom (400 + 375) € 775,-
-vertragingsrente (incl. gespecificeerde renteberekening) € 15,88
-incassokosten ( 6 * € 40,00) € 240,-
--------------
sub-totaal € 1.030,88
in mindering voldaan (5* € 75,00) € 375,-
-----------
Totaal € 655,88
Ik berekende de vordering van cliënt op:
-hoofdsom € 400,-
-vertragingsrente vanaf 2 september 2015 tot 1 februari 2016 € 13,33
-incassokosten (15 % cf. besluit ex art. 6:96 lid 5 BW) € 60,-
----------
Totaal € 473,33
Mijn berekening kwam dus € 182,55 lager uit dan het bedrag waar ons lid van uit ging, kortom een zeer aanzienlijk verschil. Hij reageerde ietwat verontwaardigd op mijn berekening en vond dat ik hem daarmee financieel tekort deed. Wie had gelijk en waarom?
De volgende wettelijke bepalingen zijn in dit verband van belang:
Art. 6:38 BW:
Indien geen tijd voor de nakoming is bepaald, kan de verbintenis terstond worden nagekomen en kan terstond nakoming worden gevorderd.
Art. 6:43 lid 1 BW:
Verricht de schuldenaar een betaling die zou kunnen worden toegerekend op twee of meer verbintenissen jegens een zelfde schuldeiser, dan geschiedt de toerekening op de verbintenis welke de schuldenaar bij de betaling aanwijst.
Aantekening: deze regeling is van aanvullend recht en afwijkende contractuele regelingen komen veelvuldig voor. Ons lid had in zijn algemene voorwaarden ook zo’n afwijking opgenomen, immers daarin was bepaald dat betalingen werden afgeboekt op de oudste (openstaande) factuur.
Art. 6:44 lid 1 BW:
Betaling van een op een bepaalde verbintenis toe te rekenen geldsom strekt in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de verschenen rente en ten slotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente.
Art.6:96 lid 4 BW:
In geval van een handelsovereenkomst als bedoeld in artikel 119a lid 1 of artikel 119b lid 1 bestaat de vergoeding van kosten bedoeld in lid 2 onder c (i.e. de buitengerechtelijke incassokosten, MZ) uit ten minste een bedrag van 40 euro. Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag volgende op de dag waarop de wettelijke of overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken. Hiervan kan niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken.
Art. 6:119a lid 2, aanhef en sub a BW:
Indien geen uiterste dag van betaling is overeengekomen, is de wettelijke rente van rechtswege verschuldigd:
Vanaf 30 dagen na de aanvang van de dag, volgende op die waarop de schuldenaar de factuur heeft ontvangen, …
Bij toetsing aan die wettelijke bepalingen was op de berekening van ons lid eigenlijk maar heel weinig aan te merken. Alleen de door hem gehanteerde ingangsdatum van de handelsrente was niet conform art. 6:119a lid 2, aanhef en sub a BW, want hij had die rente berekend vanaf 14 dagen na factuurdatum, uitgaande van de door hem op de factuur vermelde betalingstermijn. Die termijn was niet als fatale termijn met de klant overeengekomen, maar had hij bij facturering éénzijdig opgenomen. Zo’n eenzijdige termijn is eigenlijk een logisch uitvloeisel van art. 6:38 BW, waaruit naar de letter lijkt voort te vloeien dat de klant op het moment dat hij de maandfactuur ontvangt terstond tot betaling moet overgaan (immers in de offerte en in de algemene voorwaarden was helemaal geen betalingstermijn opgenomen, dus ook geen fatale betalingstermijn). In de wetsgeschiedenis (TM, Parl. Gesch. BW Boek 6, p. 170) komt echter naar voren dat aan de schuldenaar zoveel tijd moet worden gelaten als hij redelijkerwijs voor het verrichten van de prestatie nodig heeft. Een termijn van 14 dagen voor het betalen van een factuur voldoet in elk geval aan die ‘norm’.
Voor de verschuldigdheid van incassokosten ex art. 6:96 lid 4 BW had ons lid ook de 14-dagen-termijn aangehouden. Gezien de wettelijke uiterste dag van betaling ex art. 6:38 BW (zie hierboven) had hij die 6 maal € 40,00 op zich terecht in rekening gebracht. Bij een handelsovereenkomst geldt niet de regel dat de incassokosten moeten worden berekend over de opgetelde factuurbedragen, zoals dat wél geldt bij consumenten (zie art. 6:96 lid 7 BW).
Ook de volgorde van het afboeken van de betalingen van de klant had ons lid, gezien de door hem bijgevoegde renteberekening, geheel conform de wettelijke bepaling van art. 6:44 lid 1 BW uitgevoerd. En dat hij de vermelding van de factuurnummers bij de betalingen door de klant had genegeerd, was op zich conform de overeenkomst, want in de algemene voorwaarden was afboeking op de oudste openstaande factuur bepaald.
Waarom kwam ik toch tot een afwijkende berekening? Dat had alles te maken met de feiten in het dossier en de juridische gevolgen daarvan:
Op basis van die feiten kwam het mij onredelijk voor als die klant niet de mogelijkheid zou hebben om één bepaalde factuur onbetaald te laten, zonder dat dit tot extra schade (in de vorm van rente en incassokosten) voor hem zou leiden. Een redelijk alternatief voor de klant was er volgens mij ook niet, en dat een factuur wegens een gemotiveerde inhoudelijke betwisting onbetaald blijft is op zich een normaal bedrijfsrisico. Alsdan heb je je als ondernemer primair te richten op die inhoudelijke discussie, en niet op de vertragingsrente en de incassokosten.
Naar mijn inschatting zouden voormelde feiten wel eens tot de conclusie kunnen leiden dat de bepaling in de algemene voorwaarden over afboeking van een betaling op de oudste openstaande factuur, onredelijk bezwarend was voor de klant en daardoor vernietigbaar. Art. 6:233, aanhef en sub a BW, bepaalt namelijk:
‘Een beding in algemene voorwaarden is vernietigbaar:
indien het, gelet op de aard en de overige inhoud van de overeenkomst, de wijze waarop de voorwaarden zijn tot stand gekomen, de wederzijds kenbare belangen van partijen en de overige omstandigheden van het geval, onredelijk bezwarend is voor de wederpartij’.
Zou de afwijkende bepaling in de algemene voorwaarden van ons lid er niet zijn geweest, dan zouden alle betalingen gewoon op de door de klant genoemde factuurnummers zijn afgeboekt (art. 6:43 lid 1 BW). Of de klant zich op vernietiging zou beroepen, was natuurlijk koffiedik kijken.
Ons lid ging er logischerwijze van uit dat hij terecht aanspraak maakte op betaling van de nota van € 400,- en beoordeelde het verweer van zijn klant heel anders dan ik als zijn gemachtigde. Dat kon ik hem ook geenszins verwijten. Een ander aspect gaf voor hem de doorslag om uiteindelijk toch mijn berekening van de vordering te volgen. Zijn eigen opstelling van die vordering leverde namelijk een verhoogd kostenrisico op in geval van een gerechtelijke procedure, en die kosten zouden wij dan niet voor hem vergoeden (en dat vloeide weer voort uit de bepalingen van ons Reglement Bedrijfsrechtsbijstand). Dat kostenrisico wilde hij toch liever bij ons laten dan het naar zich zelf toe te trekken.
De incasso mondde inderdaad uit in een gerechtelijke procedure en de klant beriep zich inderdaad op voormelde vernietigbaarheid. In die procedure is het tot een schikking gekomen, waarbij de klant € 200,00, dus de helft van het factuurbedrag, aan ons lid betaalde tegen finale kwijting. Bij de mondelinge behandeling (de comparitie van partijen) is over rente en incassokosten nauwelijks gesproken. Het ging op die zitting eigenlijk alleen maar over de al dan niet afgesproken werkzaamheden.
Een antwoord op de vraag wie nou de juiste opstelling van de vordering had gemaakt, heeft die gerechtelijke procedure niet opgeleverd. Achteraf kan ik alleen maar vaststellen dat de discussie met ons lid over rente en incassokosten en afboeking van betalingen een achterhoedegevecht is geweest, zonder betekenis voor de uiteindelijke uitkomst. Omdat we niet in een glazen bol kunnen kijken moeten we die ‘achterhoedegevechten’ echter wel voeren en dat is ook helemaal niet erg: ze houden ons scherp en dragen meestal bij aan een goede dossierbehandeling.
Marcel van der Zande
Jurist FNV Zelfstandigen