Onbetaalde facturen innen: hier moet je op letten als zzp’er

Niet is vervelender dan onbetaalde facturen. Je hebt het werk ervoor al verricht, of de producten of diensten geleverd en nu moet je ook nog eens extra werk verzetten en kosten maken om je factuur gewoon betaald te krijgen... Als het sturen van herinneringen en een ingebrekestelling ook niet tot resultaat leidt, dan is de volgende stap het uit handen geven van je vordering. Als je lid bent van FNV Zelfstandigen dan regelen wij de vordering kosteloos voor je.

Bekijk hiervoor ook even de algemene voorwaarden voor individuele rechtsbijstand FNV, deel B.

Als je nog geen lid bent, of je vordering is nog van voordat je lid werd, dan is het goed om te weten waar je het beste met je vordering terecht kunt en waar je dan op moet letten.

In dit blog leggen we je meer uit over de incassodiensten die je in de markt aantreft en waar je op moet letten. Om hierin een goede afweging te kunnen maken, helpt het om eerst wat meer achtergrondinformatie te hebben. Daarom zetten we eerst een aantal belangrijke aspecten van vordering en de stappen die doorgaans (moeten) worden doorlopen op een rijtje in dit blog!

Het proces in 4 stappen

Het proces van het innen van een onbetaalde factuur kun je onderverdelen in 4 stappen. De 1^e stap regel je meestal zelf. De stappen 2 en 3 laat je (in principe) door een ander doen en stap 4 kan alleen door een gerechtsdeurwaarder worden uitgevoerd:

Onderdeel 1: Zelf doen

• Stuur een herinnering
• Stuur een ingebrekestelling.

Onderdeel 2: Buitengerechtelijk incassotraject

• Aanzegging incassokosten indien je klant een consument is (14-dagen brief);
• Sommatie waarbij incassokosten in rekening worden gebracht;
• Nog één of meerdere sommatiebrieven, vaak met steeds een dwingender toon, steeds kortere betalingstermijnen en onder dreiging van een gerechtelijke procedure.

Onderdeel 3: Gerechtelijke procedure

• Dagvaarding opstellen;
• Dagvaarding door een gerechtsdeurwaarder laten betekenen;
• Gerechtsdeurwaarder of jurist brengt dagvaarding aan bij de rechtbank;

o   Verstekvonnis als de debiteur niets van zich laat horen;

o   Inhoudelijke procedure als de debiteur reageert;

•   Vonnis rechter;
•   Brief aan debiteur met verzoek vrijwillig aan vonnis te voldoen binnen een aantal dagen.

Als de debiteur verstek laat gaan, is het dus snel voorbij en blijven de kosten beperkt. Als er wel inhoudelijk verweer wordt gevoerd dan kan nog een schriftelijke ronde volgen of volgt een mondelinge behandeling. Meestal is daarmee de procedure wel afgerond en volgt de uitspraak. Het kan ook zijn dat (één van de) partijen een bewijsopdracht krijg(t)(en). Als partijen de feiten die ter discussie staan niet kunnen bewijzen aan de hand van stukken, foto’s, opnamen, deskundigenrapporten e.d., dan rest nog het horen van getuigen onder ede. Met name getuigenverhoren kunnen veel tijd in beslag nemen en het inschakelen van deskundigen kan kostbaar zijn.

Onderdeel 4: Executie

• Een gerechtsdeurwaarder opdracht geven op het vonnis te betekenen;
• De gerechtsdeurwaarder opdracht geven om tot executie van het vonnis over te gaan.

Elke handeling die de deurwaarder uitvoert, kost geld. Deze kosten worden in rekening gebracht bij de debiteur, maar als uiteindelijk blijkt dat verhaal niet mogelijk is (debiteur onvindbaar of geen vermogensbestanddelen gevonden om verhaal op te halen), dan moet je die kosten zelf dragen.

Betwist of onbetwist?

Vaak wordt verder onderscheid gemaakt tussen betwiste vorderingen en onbetwiste vorderingen.  Een betwiste vordering houdt in dat je klant heeft aangegeven dat hij/zij het met je factuur niet eens is, of dat je klant heeft aangegeven dat er een gegronde reden is om niet te betalen. De klant beroept zich bijvoorbeeld op een opschortings- of verrekeningsrecht. Bij onbetwiste vorderingen kan het onderscheid gemaakt worden tussen vorderingen waarvan de klant zegt dat hij/zij wel wil betalen, maar niet kan betalen en vorderingen waarbij de klant niets van zich laat horen

Kosten voor rekening debiteur

Het uitgangspunt is dat de kosten voor het innen van de factuur voor rekening komen van de niet-betalende klant (de vervuiler betaald). Dat wil echter niet zeggen dat alle kosten voor rekening van de niet-betalende klant komen. Het is zo dat een deel van de kosten van het innen van een onbetaalde factuur op de debiteur kunnen worden verhaald, maar niet altijd alle kosten. De volgende kosten kunnen worden verhaald op de debiteur:

• Vertragingsrente (wettelijke of contractuele);
• Incassokosten (wettelijke of contractuele);
• Proceskosten (betekening dagvaarding, griffierechten, forfaitair salaris gemachtigde, nakosten);
• Kosten executie (betekening vonnis en overige deurwaarderskosten).

De volgende kosten kunnen (in beginsel) niet worden verhaald op de debiteur:

• De vergoeding van de jurist of advocaat die het forfaitaire salaris gemachtigde te boven gaat;
• Kosten voor toezicht en tucht van gerechtsdeurwaarders (kleine bedragen).

Met name bij gerechtelijke procedures over een betwiste vordering kunnen de kosten oplopen. De kosten van een jurist of advocaat, die per uur wordt betaald, kan snel het forfaitaire bedrag te boven gaan. Omdat je deze kosten niet kunt verhalen op je klant, loop je het risico dat dit ten koste gaat van de opbrengst of dat je zelfs meer moet betalen dan de procedure kan opleveren in financiële zin. Een goede jurist of advocaat zal je hier ook op wijzen en zoeken naar een goede balans tussen de beste vertegenwoordiging en de in redelijkheid daarvoor te maken kosten.

FNV Zelfstandigen helpt je graag bij het innen van onbetaalde facturen

Hopelijk geeft dit blog je meer zicht op het innen van onbetaalde facturen, wat daarbij kan komen kijken en waarop je kunt letten bij het inschakelen van een ander om een onbetaalde factuur te innen. Als je lid bent van FNV Zelfstandigen, dan kun je met je onbetaalde facturen bij FNV Zelfstandigen terecht, waarbij FNV Zelfstandigen (in de meeste gevallen) zonder extra kosten onderdelen 2 tot en met 4 uitvoert en voor haar rekening neemt. Ben je al lid van FNV Zelfstandigen en heb je jouw vordering al ergens anders uit handen gegeven? Dan kunnen wij je vordering zelf niet in behandeling nemen. Wel kunnen wij rechtsbijstand verlenen als je in conflict komt met deze partij (als je bijvoorbeeld vindt dat zij teveel in rekening hebben gebracht). Wil je meer informatie rondom het innen van onbetaalde facturen?

Download dan gratis de brochure!

Ben je al lid van FNV Zelfstandigen? Download de brochure dan via ons Kenniscentrum.