5 tips voor zzp'ers voor een correcte rittenregistratie
Het bijhouden van een rittenregistratie levert soms de nodige vragen op bij zzp’ers. Waaraan moet de rittenregistratie bijvoorbeeld allemaal aan voldoen? En hoe zit het als ik zakelijke kilometers in mijn privéauto rij? Om jou een handje op weg te helpen geven wij in dit blog 5 tips voor een correcte rittenregistratie voor zzp’ers.
Tip 1. Let op de eisen van de Belastingdienst
De begin- en eindstand van de kilometerteller zijn belangrijk om bij te houden. Maar de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van je weten. Het is daarom van belang dat je al deze gegevens goed bijhoudt, want als de administratie niet sluitend is, dan gaat de Belastingdienst moeilijk doen, in geval van controle. Dit zijn de gegevens die de Belastingdienst nog meer wil weten:
- Begin- en eindstand van de kilometerteller;
- Plaats van vertrek en van aankomst;
- Of de rit zakelijk of privé was;
- Of je je aan andere routes hebt gehouden, door bijvoorbeeld files te ontwijken of andere omleidingen die je tegenkomt;
- De datum van de rit;
- Het merk, type en kenteken van de auto.
Tip 2. Werk de handmatige administratie regelmatig bij
Met onze handige download in de bundel 'Rittenregistratie zakelijk of privé 2021', houd je gemakkelijk de juiste gegevens bij. Zorg er wel voor dat je enige regelmaat hebt in het bijhouden van dit document. Het is namelijk lastig om je ritten van bijvoorbeeld twee maanden geleden te herinneren. Houd er rekening mee dat er zo’n 2 tot 4 uur per maand in gaat zitten om je rittenregistratie goed bij te houden. Kies er daarom bijvoorbeeld voor om een standaard moment in de maand te nemen, zodat je het niet vergeet.
Tip 3. Bewaar bonnen en nota’s
Zorg ervoor dat je alle tankbonnen, agenda’s en garagenota’s bewaart, ter onderbouwing van de rittenregistratie die je bijhoudt. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst om deze gegevens vraagt. Je kunt ook gebruikmaken van een tankpas, zodat je netjes alle transacties op één afschrift krijgt.
Tip 4. Maak duidelijk onderscheid in privé- en zakelijke kilometers
Een duidelijk onderscheid maken in de privé en zakelijke kilometers is belangrijk. Als je je zakelijke auto niet privé wilt gebruiken, kun je op de website van de Belastingdienst een formulier invullen. De verklaring vraag je eenvoudig digitaal aan via het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. Deze verklaring ‘geen privégebruik auto’ geeft aan dat je maximaal 500 kilometer per jaar privé rijdt. Rijd je toch meer dan die 500 kilometer? Geef dit dan gelijk aan bij de Belastingdienst.
Tip 5. Weet wat de boetes zijn
Er zijn twee soorten boetes die je kunt krijgen van de Belastingdienst. Deze hebben beide te maken met het privégebruik van een zakelijke auto.
Blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik auto ten onrechte niet heeft plaatsgevonden, legt de inspecteur een verzuimboete op van 80 procent van het wettelijk minimum van €5.278. In sommige gevallen kan die boete zelfs worden verhoogd tot 100 procent!
In geval van grove opzet of grove schuld kan de inspecteur er ook voor kiezen om in plaats van een verzuimboete een vergrijpboete op te leggen van 40% van het bedrag van de naheffing en bij opzet zelfs 80 procent. Bij een onvolledige kilometerregistratie, kan de vergrijpboete oplopen tot 100%van het bedrag van de naheffing.
Handig template voor je rittenregistratie
Kortom, houd je rittenregistratie goed bij. Je moet tegenover de Belastingdienst elke gereden privé kilometer achteraf kunnen verklaren. Als je dit niet kunt, loop je kans een hoge boete te krijgen. Om het je wat makkelijker te maken hebben we de Auto & Vervoer bundel voor je klaarstaan. Hierin vind je alle informatie die je nodig hebt rondom auto- en vervoerszaken voor zzp’ers, inclusief een Excel-bestand voor je eigen rittenregistratie. Wees er snel bij, want deze bundel is maar beperkt beschikbaar!
Ben je lid van FNV Zelfstandigen? Download de bundel dan in het Kenniscentrum, via deze link.
