Goede (zakelijke) voornemens voor 2017? Begin met debiteurenbeheer!

Debiteurenbeheer, het spreekt niet tot de verbeelding en het bloed gaat er niet sneller van stromen. Toch is het een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Een veelgebruikte omschrijving van debiteurbeheer is “de activiteit van uw bedrijf die er op is gericht om uw klant tot betaling van uw openstaande factuur te bewegen”. Laten we daarom bij het begin beginnen, de factuur, of misschien nog verder terug: de afspraak die met de klant is gemaakt over de betaling van de dienst en/of het product, of misschien nóg verder terug… wie is uw klant eigenlijk?

Zorg dat u weet met wie u zaken doet. Check uw klant vooraf. Het klinkt misschien onaardig of wantrouwend, maar het is juist zakelijk en slim om vooraf te checken met wie u zaken doet. Tegenwoordig kunt u op internet heel veel informatie over uw klanten vinden. Check in het geval uw klant een ander bedrijf is bij het handelsregister of uw klant is wie hij zegt dat hij is, wat de rechtsvorm van het bedrijf is, wie tekeningsbevoegd is etc. Check ook op www.rechtspraak.nl of er niet toevallig sprake is van een faillissement of surseance van betaling. U kunt hier ook checken of uw klant, in het geval uw klant een natuurlijk persoon is, onder bewind of curatele staat. Denk ook aan social media en check eventuele recensies die zijn achtergelaten op de website van uw klant. De algehele werkwijze van uw klant (levert hij zelf op tijd, reageert hij tijdig op klachten, belt hij terug wanneer u belt) zegt veel over zijn betalingsmoraal.

Maak afspraken
Zorg dat u goede, heldere en aantoonbare – schriftelijke!- afspraken maakt met uw klant over de betaling. Zorg ook voor goede algemene voorwaarden, waarin een artikel is opgenomen over de betaling. Zorg er daarnaast voor dat uw algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard op de overeenkomst tussen u en uw klant. Gaat uw klant niet akkoord met uw algemene voorwaarden, zorg er dan voor dat u de betaalafspraken vastlegt in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of overeenkomst. Hanteer niet te ruime betalingstermijnen. Een termijn van 30 dagen is echt het maximum.

Stuur de factuur op tijd
Zorg er vervolgens voor dat u zelf tijdig een factuur stuurt. Aan het opstellen van de factuur zijn vereisten verbonden. De factuur moet in ieder geval een aantal elementen bevatten, zoals omzetbelastingnummer, kvk-nummer, factuurnummer, etc. Benieuwd naar alle vereisten? U vindt ze hier.

Maak het je klant zo makkelijk mogelijk om te betalen. Zet bijvoorbeeld onderaan de factuur dikgedrukt nog eens welke gegevens de klant nodig heeft voor de betaling, dus in ieder geval IBAN nummer, factuurnummer en bedrag. De klant moet niet hoeven zoeken naar de informatie die hij nodig heeft voor de betaling.

Check de betaling
Zorg vervolgens dat uw administratie op orde is, in die zin dat u weet welke klanten betaald hebben en welke niet. Check dit ook regelmatig en in ieder geval nog eens op de vervaldag van de factuur. Als er niet uiterlijk op de vervaldatum van de factuur is betaald, bel dan kort daarop de klant op, bijvoorbeeld één of twee dagen na de vervaldatum. Dit is ook het moment om te kunnen achterhalen of er een andere reden is dat uw factuur niet betaald wordt. Is de klant misschien – al dan niet terecht, niet tevreden over het door u geleverde product of de door u geleverde dienst? Is er misschien iets mis met uw factuur? Klopt het in rekening gebrachte bedrag niet? Als er geen reden is waarom uw factuur niet betaald wordt, maak dan een duidelijke, nieuwe betaalafspraak en bevestig die per e-mail. Zorg er voor dat deze nieuwe betaalafspraak een korte periode beslaat, bijvoorbeeld betaling binnen drie dagen na het telefoontje. Check ook nu weer op de vervaldag van de nieuwe betaalafspraak of er betaald is.

Aanmaning
Blijft de betaling ook nu nog uit, stuur dan een aanmaning. Zorg ervoor dat u een uiterste datum stelt waarbinnen de betaling moet zijn gedaan. Zorg er ook voor dat het de klant duidelijk is dat het gaat om een aanmaning. Eerst nog een herinnering sturen is niet nodig, u heeft immers al gebeld, een nieuwe betaalafspraak gemaakt en deze per e-mail bevestigd. Zorg er ook voor dat bovenaan de brief dikgedrukt “aanmaning” staat. Noem dit geen eerste aanmaning. De klant weet dan immers dat er nog een tweede aanmaning komt.

Geef nog een laatste kans
Ik ben er geen voorstander van om meerdere aanmaningen te sturen als de klant niet reageert of betaalt. Houd de procedure zo kort mogelijk, maar geef de klant wel voldoende gelegenheid om te betalen. Geef de vordering daarna uit handen. FNV Zelfstandigen heeft een incassoservice en treedt zelf in contact met uw debiteur. Ook nu krijgt de debiteur weer eerst de kans om zonder gerechtelijke procedure te betalen. Vaak zijn wij ook, in overleg met u, bereid om nog een betalingsregeling te treffen met een debiteur en monitoren deze betalingsregeling ook voor u. Indien uw klant echt niet bereid is tot betaling over te gaan, dan wordt uw debiteur gedagvaard en moet hij/zij voor de rechter verschijnen. Nadat de rechter een vonnis heeft gewezen, schakelen wij de deurwaarder in om het vonnis uit te voeren. Al deze handelingen vallen onder de incassoservice die onderdeel is van uw lidmaatschap bij FNV Zelfstandigen.

Debiteurenbeheer is een cruciale activiteit voor uw onderneming. Het genereert immers geld, geld dat u verdiend heeft en nodig heeft voor uw bedrijfsvoering en om te voorzien in uw levensonderhoud. Een niet betalende klant kan u veel geld kosten en ergernis opleveren. Door de stappen in het proces van debiteurenbeheer nauwgezet te doorlopen, voorkomt u een oplopende debiteurenportefeuille en liquiditeitsproblemen.

Wij wensen u een ondernemend 2017!

Irene van Hest
Coördinator Juridische zaken/Beleidsadviseur FNV Zelfstandigen